Ganzheitliche Betrachtung birgt große Einsparungspotentiale

Kommunale Projekte wie der Bau von Schwimmbädern, Sportstätten oder Schulen stellen Gemeinden im Hinblick auf Budgetplanung und langfristige Finanzierung vor Herausforderungen.

Die konventionelle Umsetzung läuft meist so ab: Der Architekt schätzt die Kosten. Die Bauleistungen werden ausgeschrieben. Die Politik verlangt Änderungen an Fassade, Bauvolumen oder Technik. Es kommt, wie es kommen muss – die Baukosten übersteigen das Budget deutlich. Dann ist bereits viel Zeit vergangen und die Gemeinde muss das Vorhaben ändern oder widerwillig bezahlen. Früher begann jedes kommunale Bauprojekt mit einem Architektenwettbewerb und einer konventionellen Einzelvergabe der Planungsleistungen. Wenn solche Projekte überhaupt noch in Betracht kommen, geht es nicht mehr nur um preiswertes Bauen, sondern auch darum, die Folgekosten für Energie und Instandhaltung im Griff zu behalten. Hier führen nachhaltiges Denken und Planen in dieselbe Richtung wie die neuen doppischen Haushalte. Das heißt, kurzfristige Liquidität ist nicht mehr ausschlaggebend, die ganzheitliche Betrachtung des Projektes – der Lebenszyklus – steht im Mittelpunkt.

Nach dem so genannten Lebenszyklusansatz werden die Leistungen, die über den gesamten Projektlebenszyklus (Planung, Bau, Betrieb und gegebenenfalls Verwertung) zu erbringen sind, in einer gemeinsamen Ausschreibung „in einem Paket“ vergeben. Durch die Ausschreibung eines einzigen Auftrags sparen Auftraggeber und Bieter nicht nur Kosten und Zeit während des Vergabeverfahrens ein. Auftraggeber erhöhen so die Planungssicherheit und minimieren die Kostenrisiken. Eine weitere Risikobegrenzung kann der Auftraggeber dadurch vorsehen, dass er sich die Aufhebung einer Ausschreibung für den Fall vorbehält, dass sämtliche Projekteentwürfe das veranschlagte Budget überschreiten. Zugleich schafft die gebündelte Beschaffung von Planung, Bau und Betrieb in einem Paket auch klare Verantwortlichkeiten. Dadurch, dass dem Auftraggeber ein Vertragspartner für alle Leistungsphasen zur Verfügung steht, ist es ausgeschlossen, dass dieser die Verantwortung für Mängel auf einen Dritten abschiebt.

In dem der Vertragspartner für das Gesamtprojekt haftet, erhöht sich auch dessen Identifikation mit der von ihm zu erbringenden Leistung mit positiven Effekten: Verpflichtet sich beispielsweise der Auftragnehmer für die Instandhaltung der von ihm errichteten Immobilie über eine Dauer von 25 Jahren, so wird er im eigenen Interesse für einen hohen Qualitätsstandard bereits in der Bauphase sorgen. Hierdurch sinken auf die gesamte Vertragslaufzeit die Kosten für die Instandhaltung des Baus. Der gesteigerte Qualitätsstandard erlaubt es dem Auftragnehmer, im Vergabeverfahren ein noch attraktiveres Angebot vorzulegen. Dies wiederum kommt dem Auftraggeber und letztlich auch den Nutzern der Einrichtung zugute. Im Vordergrund steht die Gesamtwirtschaftlichkeit. Dies läuft jedoch nicht auf einen reinen Preiswettbewerb (Billigstbieter-Prinzip) hinaus. Vielmehr können Auftragnehmer weitere Belange wie den Städtebau, die Funktionalität und die Qualität der Gesamtkonzepte in die Entscheidung einfließen lassen (Bestbieter-Prinzip). Bei der Bewertung des wirtschaftlich günstigsten Angebots werden alle Kosten über den gesamten Lebenszyklus eines Produktes oder einer Dienstleistung miteinbezogen (u.a. Energie-, Wartungs-, Entsorgungskosten). Dadurch werden auch versteckte Folgekosten sichtbar, die das billigste Angebot unwirtschaftlich machen können.

Der Lebenszyklusansatz kann auch mit einer funktionalen Ausschreibung kombiniert werden. Danach gibt der Auftraggeber lediglich zu erfüllende Zielvorgaben vor. Die Art und Weise der Zielerreichung bleibt hingegen vollständig in der Verantwortung des Auftragnehmers. Diesem verbleiben so größere Spielräume hinsichtlich der Lösung der Aufgabe. Hierdurch lassen sich Kosten einsparen, indem auf die besondere Expertise der Privatwirtschaft zurückgegriffen wird.

Der Lebenszyklusansatz ist branchenübergreifend in einer Vielzahl von Projekten anwendbar. In klassischen Bauprojekten können beispielsweise Planung, Errichtung und Betrieb in einem Paket vergeben werden. Soweit möglich, sollten Auftraggeber durch die Aufteilung großer Aufträge in mehrere Lose den Mittelstand angemessen berücksichtigen