Die aktuellen rechtlichen Rahmenbedingungen ermöglichen umweltfreundliche Beschaffungen in Österreich. Die Zulässigkeit der Verwendung ökologischer Aspekte im Bereich der öffentlichen Auftragsvergabe basiert in Österreich auf den Bestimmungen des Bundesvergabegesetzes (BVergG) 2006, welches das Europäische Richtlinienrecht umsetzt (Vergaberichtlinie 2004/17/EG und Vergaberichtlinie 2004/18/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 31.03.2004).

Die Vergaberichtlinien der EU regelt Beschaffungen, die über einem bestimmten Schwellenwert liegen. Für Beschaffungen unterhalb dieses Schwellenwertes ist das nationale Vergaberecht zuständig. Unabhängig davon sind alle öffentlichen Einrichtungen in Europa dazu verpflichtet, bei jedem Beschaffungsvorgang die Bestimmungen des EG-Vertrages einzuhalten, ganz gleich, welchen Umfang der zu vergebende Auftrag hat oder unter welches Rechtssystem (nationales oder europäisches Recht) er fällt.
Die folgenden Grundsätze des EG-Vertrages sind für die Beschaffung wesentlich:
– Der Grundsatz des freien Warenverkehrs
– Der Grundsatz der Dienstleistungsfreiheit
– Der Grundsatz der Nicht-Diskriminierung
– Der Grundsatz der Niederlassungsfreiheit
– Der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit
– Der Grundsatz der Transparenz
So lange diese Grundsätze beachtet werden, können Umweltkriterien in öffentlichen Ausschreibungen aufgenommen werden, ohne dabei den nationalen Regelungen zu widersprechen.

Die Vergaberichtlinien der EU definieren sehr genau, wo und wie Umweltkriterien in Ausschreibungen berücksichtigt werden können. Diese Bereiche sind auch im nationalen Recht der meisten Mitgliedstaaten der EU geregelt:
1. Der Auftragsgegenstand
2. Die technischen Spezifikationen des Produkts/der Bauleistung/der Dienstleistung
3. Die Eignungskriterien für Lieferanten, Dienstleister und Bauunternehmen
4. Die Zuschlagskriterien
5. Die Auftragsausführungsklauseln

Der Auftragsgegenstand besagt, was der Auftraggeber zu beschaffen beabsichtigt.
Wenn Umweltaspekte im Beschaffungsprozess berücksichtigt werden sollen, ist es daher der schnellste und direkteste Weg, dies bei der Festlegung des Auftragsgegenstandes zu tun.

Nachdem der Auftragsgegenstand definiert ist, müssen die Beschaffungsverantwortlichen diesen in nachprüfbare technische Spezifikationen übertragen, die das Produkt oder die Dienstleistung erfüllen muss. Diese Anforderungen sind verbindlich, daher wird ein Angebot, das die Anforderungen nicht erfüllt, automatisch ausgeschlossen.

Die Zuschlagserteilung stellt die letzte Phase des Ausschreibungsprozesses dar. In dieser Phase bewerten die Beschaffungsverantwortlichen die Qualität derjenigen Angebote, die die technischen Spezifikationen erfüllen, um das geeignetste Angebot auszuwählen.

Wenn der Auftraggeber dem wirtschaftlich günstigsten Angebot den Zuschlag erteilt, berücksichtigt der Auftraggeber neben dem Preis weitere Zuschlagskriterien. Diese Kriterien können beispielsweise die Qualität, die Lieferzeit, die technische Leistung oder die Umweltgerechtheit der Leistung betreffen.

Wenn der Auftraggeber den Preis der Leistung betrachtet, dann sollte der Auftraggeber die gesamten Kosten (Lebenszykluskosten) berücksichtigen, die mit dem Produkt oder der Dienstleistung in Bezug stehen. Dies schließt nicht nur den Einkaufpreis ein, sondern auch die Kosten, die während der Nutzung anfallen, wie die Kosten für Strom und Wasser, die Kosten der Wartung und die Entsorgungskosten.

Schließlich kann der Auftraggeber Umweltkriterien auch in den Ausführungsbestimmungen des Vertrages – also den Regeln, wie der Vertrag ausgeführt werden muss – festlegen. Diese Regeln haben keinen Einfluss auf den Zuschlag, sie müssen aber in der Ausschreibung genannt werden und müssen im Zusammenhang mit der Ausführung des Vertrages stehen.